El Portal de Archivos Españoles (PARES) [http://pares.mcu.es] es una plataforma informática archivística desarrollada por el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte2 con dos objetivos fundamentales. En primer lugar, crear, evolucionar y perfeccionar una plataforma de difusión en Internet para el Patrimonio Histórico Documental español, al mismo tiempo que proporcionar herramientas informáticas para la gestión electrónica de los servicios públicos archivísticos desarrollados en la red de archivos y centros que forman el sistema archivístico gestionado por la Secretaría de Estado de Cultura (Sánchez, 2008). Como otras plataformas, puede ser enfocada desde un doble punto de vista: el tecnológico y el archivístico. PARES es, de esta manera, una plataforma web destinada a la difusión en Internet, al mismo tiempo que una plataforma profesional interna de trabajo en red, que proporciona herramientas tanto para posibilitar el acceso on-line, como para la gestión de los servicios archivísticos y para el control de los fondos documentales de los archivos. Simultáneamente se debe procurar la conexión y cooperación con las líneas de actuación internacionales y nacionales. Proporciona así servicio a los archivos de titularidad estatal gestionados por el Ministerio de Educación Cultura y Deporte, que se encuentran distribuidos por la geografía española. Estos están apoyados por el Centro de Información Documental de Archivos [CIDA] y por el Servicio de Reproducción de Documentos de los Archivos Estatales [SRDAE]. En el conjunto de esta red se preservan y difunden unos 280 km. de documentos, de los que casi la mitad se encuentran en el Archivo General de la Administración (AGA), ubicado en Alcalá de Henares (Madrid). Abarca documentos cuya noticia arranca del siglo VI hasta el año 2006, y, por tanto, están materializados en diferentes soportes documentales, expresados en distintas lenguas y sistemas escriturarios, producidos en diferentes contextos históricos; y distribuidos físicamente por diferentes provincias españolas.


PARES fue inaugurado en mayo de 2007, aunque su análisis y desarrollo comenzó en 2005. Desde una perspectiva temporal, nuestro portal supone lo que venimos conviniendo como tercera generación en el proceso de informatización de los Archivos Estatales, que hunde sus raíces en proyectos pioneros nacidos en los años 80, como la automatización de los protocolos notariales de los Archivos Históricos Provinciales, la elaboración de la base de datos integrada de la Guía de Fuentes Documentales y el Censo – Guía de Archivos. Pero el primer hito en la automatización de los archivos fue el denominado Proyecto de informatización del Archivo General de Indias, comenzado en la década de los ochenta e inaugurado en 1993 (González, 1999, p. 8)3, que ha supuesto todo un hito, dado que en la experiencia habida surgieron los primeros modelos de herramientas informáticas de gestión, descripción y difusión archivísticas (Oddos, 1994; Rütimann et al., 1992; González, 1999). En esta primera generación se crearon sistemas locales para la gestión electrónica de cada archivo, mediante la comercialización externa de unos programas informáticos concretos (Díez de los Ríos, 1996; Álvarez-Coca, 2010, p. 183; Álvarez-Coca et al., 2006, pp. 18, 28, 30-31). Es conveniente destacar que en los trabajos de análisis surgieron los primeros modelos formales de metadatos archivísticos que luego fueron evolucionados por el Consejo Internacional de Archivos (ICA/CIA) con la aparición de la primera norma de descripción general archivística destinada a permitir el intercambio normalizado de datos, la Norma ISAG (G): Norma Internacional General de Descripción Archivística (Ministerio de Cultura, 2000)4. El siguiente paso fue la conexión en red de todos los archivos mediante una plataforma integrada denominada Archivos Españoles en Red (AER), inaugurada en 2003. Esta segunda generación creó una arquitectura informática archivística que reforzaba la ecuación input-output para la creación y difusión de las bases de datos archivísticas y su difusión en Internet, que siguiendo con el esquema de la fase anterior, ampliaba la masa de información archivística normalizada a la que ir vinculando los diferentes proyectos de digitalización conforme a una serie de criterios de relevancia (De Santos y Desantes, 2004). La plataforma AER se integró tecnológicamente con el Censo-Guía de Archivos, y aunque la primera concentró sus esfuerzos a la integración de la descripción y la difusión de la red de Archivos estatales españoles, el Censo-Guía, por su parte, pasó a recibir, además de los sistemas archivísticos autonómicos y locales, y de diferentes instituciones archivísticas publicas y privadas, los contenidos procedentes de los archivos de Iberoamérica, producto de las actividades del Programa ADAI (Ayudas al Desarrollo Archivístico Iberoamericano) y del marco de cooperación institucional de la Secretaría de Estado de Cultura. El proyecto AER recibió reconocimientos internacionales a la labor de los archivos españoles (Desantes, 2004), así como severas críticas (González, 2003). No obstante, la apuesta de los Archivos Estatales españoles por la búsqueda de mayor visibilidad pública en Internet a través de AER produjo la creación y fidelización de una importante comunidad internacional de usuarios virtuales, beneficiada por los logros del acceso on-line mediante la ruptura de las tradicionales barreras del acceso presencial a los archivos (Cruz y Sánchez, 2006).


La experiencia obtenida en estas fases precedentes llevó en 2005 a que el entonces Ministerio de Cultura apostara por la tercera generación de informatización a través del Portal de Archivos Españoles. Como plataforma de difusión, PARES evolucionaba hacia el concepto de Portal de Archivos Españoles, como un espacio en el que dar cabida con el tiempo a proyectos de difusión archivística de todo tipo, tanto los producidos por la red de archivos estatales, como por otras redes en un futuro a medio y largo plazo, conforme los marcos de cooperación fueran materializándose. PARES, además de permitir el acceso a las herramientas de interrogación de su base de datos de documentos digitalizados, ampliaba su espacio de difusión a las herramientas de referencias virtuales y de difusión electrónica, mediante el aprovechamiento otras bases de datos y exposiciones virtuales ya existentes y que eran objeto de interés por los clientes de la plataforma –investigadores, estudiantes, ciudadanos–. PARES surgió al mismo tiempo que entre 2005 y 2007 se creó el nuevo protocolo web institucional del Ministerio de Cultura, conforme a los requisitos de accesibilidad para discapacitados (WAI-AA – WCAG 1.0) definido para Contenido Web 1.0 del W3C, protocolo vigente actualmente. En este entorno, la plataforma PARES surgió como un micrositio web específico integrado en el mosaico de la web institucional de la Secretaría de Estado de Cultura.


Por tanto, los principales objetivos marcados institucionalmente para PARES consisten en la creación de un portal especializado en archivos históricos generales para su difusión archivística en Internet, al mismo tiempo que sea una plataforma profesional de trabajo interno en red (Intrapares), que provea de herramientas para la gestión electrónica de los servicios públicos archivísticos, y permita la atención de calidad a los usuarios de los archivos –clientes presenciales– y a través de la propia plataforma –clientes virtuales–. Simultáneamente, nuestro portal archivístico debe evolucionar para converger con las principales líneas de cooperación nacional e internacional en materia de archivos. Por ello, PARES debe ser progresivamente el reflejo de las buenas prácticas y de los procesos de normalización archivística. Y consecuentemente la gestión normalizada de los servicios archivísticos debe materializarse en el uso de herramientas comunes, avanzado hacia la gestión de procesos y trámites comunes en toda la red de archivos. Pero, sobre todo, PARES ha de evolucionar fundamentalmente hacia una tecnología de archivos abiertos, cuyos contenidos puedan ser recolectados por los principales motores de búsqueda en Internet y sus contenidos ser aprovechados por la amplia comunidad de usuarios existente.


En 2007, PARES ofreció el libre acceso on-line a su base de datos, tras la supresión legal de la antigua TNI (Tarjeta Nacional de Investigador), que había condicionado el acceso controlado en AER, mediante el registro previo y la obtención de unos códigos de acceso (login de usuario y contraseña)5. A pesar de la lógica legal que tenía este acceso controlado, los nuevos investigadores vía Internet lo consideraron, en muchas ocasiones, más como un obstáculo que como un servicio acorde con la innovación del acceso en línea desde Internet (Carabias, 2009, p. 374). En PARES el registro previo es solo obligado para los profesionales que trabajan en la fase interna, debido a los necesarios requisitos de control y estadística; y en el acceso presencial a los archivos, cuando se hace desde el módulo de gestión interna de archivos. El usuario de PARES en Internet no necesita registro previo y su acceso es libre, haciéndolo siempre a información que no debe tener ninguna restricción legal o de propiedad intelectual, publicada en PARES por los distintos archivos.


Investigadores, estudiantes y ciudadanos acceden a una representación electrónica de los documentos mediante su reflejo en unidades de descripción archivística articuladas en campos o metadatos archivísticos normalizados según la Norma ISAD (G). Estas unidades de información archivística son las que tienen vinculadas las imágenes digitalizadas del documento original, cuyos criterios selectivos obedecen a determinadas recomendaciones y buenas prácticas inspiradas en la preservación y la difusión digital (Cruz y Sánchez, 2006, pp. 38-39). Todo el conjunto de facsímiles digitalizados que representan a un mismo documento forman parte de un objeto digital que puede ser usado directamente, impreso, guardado o exportado de la plataforma mediante distintas estrategias.


Es de justicia indicar que la evolución de la informatización de los Archivos de titularidad estatal gestionados por el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte refleja el esfuerzo y la apuesta del conjunto de los profesionales que los gestionan y que trabajan en ellos, dedicados a la elaboración y difusión de contenidos culturales archivísticos de calidad en el mundo de Internet. Un medio este que manifiesta un curioso fenómeno de evolución perfectiva, dada la rápida obsolescencia de las tecnologías en un entorno virtual cambiante, junto a la proliferación saturadora de los denominados contenidos basura y las problemáticas de la transmisión del conocimiento, que en conjunto suponen un constante y severo reto para generar y satisfacer a una creciente comunidad de lectores e investigadores virtuales en su mayor parte. A día de hoy, los Archivos Estatales han conseguido con su esfuerzo constante aumentar la visibilidad profesional como gestores de servicios públicos demandados en la red de centros difundidos en PARES se muestra en la tabla I. 


Los conceptos de integración, escalabilidad e interoperabilidad que se han ido generando en las diferentes generaciones del proceso de informatización de los Archivos Estatales permiten actualmente definir PARES como una plataforma integrada por diferentes aplicaciones como son el Portal de Archivos Españoles, el Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica y diferentes micrositios web especializados. Este complejo a día de hoy está comenzando la interoperabilidad con proyectos internacionales como el Portal de Archivos Europeos (APEx: Archives Portal Europe network for excellence)6, EUROPEANA7 y MONASTERIUM8, este a través del Proyecto ICARUS y la Fundación ENArc. Las principales líneas de actuación evolucionan de forma sinérgica, compartiendo Puntos de Accesos y Registros de Autoridades, Registros descriptivos documentales para diferentes funciones, así como la provisión de estos últimos a APEx mediante una pasarela de archivos abiertos. PARES comparte con el Censo-Guía la información referida a macrodescripción, es decir, fondo, colección y serie con sus divisiones, mientras que obtiene de ese instrumento la información referida al nivel de archivo como institución.


Jurídicamente en la reciente regulación del Sistema Español de Archivos de la Administración General del Estado (Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre; BOE nº 284 de 25/11/2011) el Portal de Archivos Españoles tiene como finalidad primordial la difusión en Internet de las bases de datos descriptivas y de los bancos de objetos digitales que recrean los documentos de la red de archivos del Ministerio de Educación, Cultura y Deportes, fomentándose el máximo acceso libre y gratuito a los ciudadanos (art.º 19.a). De la misma manera, inicia un marco jurídico para que otros archivos del Sistema Español de Archivos se adhieran a la plataforma PARES, indicación que incide en la evolución de nuestro portal hacia una infraestructura de archivos abiertos que permita el intercambio de información bidireccional con otros archivos dentro y fuera de España.


El acceso a PARES se realiza de diferentes maneras, utilizándose cualquiera de los navegadores usuales:


1. Mediante la URL del propio micrositio9.


2. Usando los enlaces directos que aparecen en el portal web de la Secretaría de Estado de Cultura10 y en el micrositio de la Subdirección General de los Archivos Estatales11.


3. A partir del micrositio web de cualquiera de los Archivos Estatales12. 


PARES ha sido producido mediante un desarrollo modular por generaciones de herramientas, así como del perfeccionamiento de las existentes, lo cual permite su escalabilidad. Desde el doble punto de vista tecnológico y archivístico, PARES es una aplicación web específica de archivos on-line. La infraestructura ha sido diseñada de forma centralizada con base en la Subdirección General de los Archivos Estatales, desde el punto de vista de los procesos de mantenimiento y seguridad; aunque la gestión de datos y servicios está diferenciada por cada uno de los archivos integrantes de la red; es decir, cada archivo actúa y gestiona en su propio ámbito. Estamos ante un modelo de centralización de la infraestructura, de integración de la información, de difusión integrada y de gestión distribuida de la misma y de los servicios archivísticos, en virtud de diferentes perfiles y capacidades dentro de cada archivo. La base de datos de PARES presenta unas características específicas, puesto que partiendo de un producto estándar de mercado como Oracle, la plataforma ha evolucionado hacia herramientas optimizadas y especializadas archivísticamente para usos y fines de indagación y difusión específicos. Tecnológicamente PARES es un sistema optimizado para una gestión ágil de los datos y las imágenes vinculadas en un entorno de relaciones múltiples en tiempo real. Las búsquedas ofrecen los resultados de forma suficientemente rápida. Independientemente de que la arquitectura informática está basada en el citado producto de mercado y en su gestor de base de datos (Oracle text), el resto de herramientas que articulan PARES están basados en la filosofía del software libre. Nuestra plataforma es un programa propietario del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, articulada en módulos cuyos desarrollos diferenciados se elaboran externalizadamente por diferentes empresas que concurren mediante el sistema de concurso público. La coordinación informática la realiza la Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicación, y la archivística por la Subdirección General de los Archivos Estatales.


La integración de los datos y las imágenes, así como la centralización tecnológica tiene ventajas desde el punto de vista del programa de copias de seguridad, securización de la plataforma, de los procesos de migración, de ampliación de infraestructura o de la actualización de versiones, liberando a los archivos de estas tareas, al mismo tiempo que se les presta constante apoyo técnico. Pero muy especialmente se ofrece una clara ventaja de cara a facilitar los procesos de normalización de la información archivística y de la gestión de manera que se agilizan los procesos de contribución y cooperación con los programas de actuación internacionales como, por ejemplo, APEnet, el Portal de Archivos Europeos. Ello no impide la gestión en cada archivo con sus propias particularidades. 


El desarrollo modular de PARES se vertebra en dos grandes fases, articuladas a su vez por diferentes herramientas, según el siguiente esquema:


La progresiva incorporación de las tecnologías informáticas y de las comunicaciones a partir de los años ochenta al mundo de los archivos ha permitido acuñar el término “usuario virtual” de los servicios archivísticos, procedente de la tradición anglosajona (Taylor, 1984). La experiencia en el ámbito del Ministerio de Cultura nos lleva a valorar el importante y estratégico papel que han adquirido los servicios de referencias de los archivos así como de la administración de la plataforma PARES desde el momento en que la difusión en Internet permite el acceso potencial a la amplia comunidad virtual de internautas. Los primeros sistemas de información automatizados a nivel local de los años 80 y 90 ya mostraban las capacidades y la relevancia de estos servicios como uno de los elementos de calidad en virtud de la rapidez y pertinencia de las respuestas (Díez de los Ríos, 1996). 


El Portal de Archivos Españoles cuenta con una serie de herramientas que permiten ofrecer un sistema de referencias mediante un doble proceso de información virtual y otro directo. Las referencias directas están representadas por la posibilidad de atención telefónica y vía correo electrónico mediante la herramienta de “Contacte”. En el caso de la administración de PARES, ubicada en la Subdirección General de los Archivos Estatales, ha desaparecido prácticamente la comunicación vía correo postal o fax que, sin embargo, significativamente se continúa dando en los diferentes archivos. Las respuestas y orientaciones suelen ser inmediatas, no dilatándose generalmente más de lo necesario para recabar la información. El sistema de “Contacte” es también una herramienta integrada para toda la red de archivos, por lo que una consulta que, por ejemplo, llegue a la administración de PARES solicitando reprografía de un documento concreto de un archivo es inmediatamente remitida al archivo en cuestión, que procede a solucionar el caso, sin que el usuario tenga que volver a realizar la consulta en el micrositio web del archivo correspondiente.


Entre las herramientas de referencias virtuales, PARES ofrece una amplia gama de canales de información. Existe enlace a una serie de espacios monográficos web, donde se presentan en un primer nivel los más consultados o de reciente publicación; mientras que en la pestaña “Monográficos” de la parte superior de la pantalla se guarda un directorio con todos los que han ido sucediéndose en el tiempo que quedan siempre disponibles para los usuarios e investigadores. En las secciones denominadas “Enlaces de interés” y “Recursos” se ofrece acceso a todo tipo de catálogos específicos o a directorios de recursos elaborados por los distintos archivos estatales. Las novedades y avisos suelen aparecer formando espacios web específicos en la parte central del portal, que complementariamente se enriquecen con las comunicaciones circuladas en la “Lista de distribución” de PARES a toda la comunidad de usuarios registrados en la misma. Desde el membrete del Ministerio de Cultura el usuario puede continuar su navegación por toda la web del mismo, donde se puede acceder a todo tipo de recursos de información cultural. Existe un manual audiovisual descargable en la opción “Ver video de presentación”. Esta herramienta audiovisual se visualiza en el entorno denominado “CANAL del Ministerio de Cultura” como espacio de comunicación cultural específico en el entorno YouTube (http://www.youtube.com). Aquí el usuario puede conectarse también a diferentes vídeos monográficos o reportajes de naturaleza archivística como los de los archivos General de Indias, de la Corona de Aragón, o al General de Simancas, el documental sobre el sello en la Administración, el vídeo sobre la obtención de copias de documentos de la “Causa General”, entre otros. Y desde el “Inventario Dinámico”, una vez seleccionado un archivo concreto se puede acceder directamente al micrositio web de ese centro.


Complementariamente, tanto los “Buscadores” como el “Inventario dinámico” cuentan con manuales descargables en formato pdf que informan detalladamente sobre el funcionamiento de las herramientas, así como sobre las estrategias de búsqueda y navegación. 


Hasta el momento no se ha ofrecido en PARES un espacio para la información estadística, debido a la atribución de comunicación de estos datos el propio Ministerio de Cultura, que la ofrece en un apartado específico de “Servicios al ciudadano” localizado en el primer nivel de la web del Ministerio y de la Subdirección General de los Archivos Estatales, que es enlazable desde el membrete institucional de PARES. Para las próximas versiones de PARES se incorporará ya una herramienta de información general estadística a partir de los datos publicados.


Desde enero de 2012, los internautas pueden acceder a un proyecto piloto de comunidad en redes sociales, denominado “Portal de Archivos Españoles: PARES”, disponible en Facebook20. Este espacio colaborativo sí exige el previo registro del cliente en la comunidad, acto que a cambio le permite, además de leer la información, participar con comentarios y propuestas, así como conocer a otros participantes interesados en la misma comunidad de intereses. El Facebook de PARES permite una interesante labor de referencias virtuales complementaria a la llevada a cabo por el contacte, la lista de distribución, el teléfono o la visita presencial en la sede de los Archivos Estatales o de cualquiera de los archivos de la red. La tecnología de esta red social permite al usuario también compartir los contenidos, al mismo tiempo que a nuestro portal le permite elaborar comunicaciones breves que enlazan a direcciones URL, cargando imágenes digitales o vinculando ficheros textuales. Ello permite dar relevancia periódica a todo tipo de noticias de prensa destacadas o de noticias culturales que previamente estén disponibles en web. Es el marco ideal para replicar la información, como por ejemplo de avisos de jornadas, cursos o actividades, tanto en PARES como en las sedes de nuestros archivos. 


Aunque las herramientas de PARES se diseñaron a partir de las carencias de las generaciones anteriores y especialmente a partir de propuestas directas de los usuarios, tanto las herramientas de acceso y navegación como las referencias virtuales adolecen aún de determinados elementos (García y Chain, 2010), que serán necesariamente abordados en las próximas versiones de PARES, en un necesario acercamiento a la filosofía de la web 2.0 y la web semántica. A pesar de esas carencias, menores pero significativas, PARES se ha convertido en un modelo en la evolución de los archivos del siglo xix a los del siglo xix por su eficacia operativa para acercar los archivos históricos a los ciudadanos, rompiendo las barreras tradicionales del acceso presencial y ayudando a la creación de modelos operativos en el acceso y la transmisión del conocimiento (Parra et al., 2010). No obstante, los retos siguen siendo importantes, especialmente de cara a alcanzar las metas de la denominada web semántica.


A pesar de que nuestro portal aún presenta un bajo nivel de interactividad, tiene una amplia audiencia formada por estudiantes, profesores y lo que se viene denominando el colectivo de “autores” entre una amplia gama de ciudadanos. PARES proporciona un aceptable grado de operatividad, como se demuestra con el uso y referencia de PARES en la elaboración de herramientas e instrumentos de información virtuales. En 2010, especialistas del ámbito del I+D+i universitario español usaron PARES para ensayar una guía informativa del acceso a los fondos del Archivo General de Indias a través de nuestra plataforma (García y Mas, 2010). Un año antes, el mismo equipo había experimentado un modelo de evaluación o auditoría a través del análisis de la web de los archivos históricos estatales del Ministerio de Cultura (García y Chain, 2009). Esta línea de auditoría fue ampliada en 2010 al Portal de Archivos Españoles, que presenta la enorme virtud de ofrecernos un feedback externo sobre la funcionalidad y percepción de nuestra plataforma (García y Chain, 2010). Además del valor intrínseco de la documentación archivística digitalizada que se ofrece en Internet, sus progresivos logros están también relacionados con la organización del trabajo interno de los profesionales de los archivos y las herramientas internas que necesitan para su trabajo. Todo ello en su conjunto propicia la labor de preservación, tratamiento, descripción gestión y difusión de nuestro patrimonio documental; esfuerzos que se ven reflejados cuando el Portal de Archivos Españoles es localizable en repositorios internacionales como el European History Primay Source, integrado en la www Virtual Library History21. 


PARES se ha constituido en un espacio donde el término anglosajón “usuario” adquiere una rica polisemia (Taylor, 1984), por la que el investigador profesional o aficionado, junto al ciudadano que busca antecedentes administrativos o jurídicos o la persona que busca recursos de información para la enseñanza o el autoaprendizaje se igualan ante las mismas problemáticas que plantea el acceso y la navegación por una plataforma de información cultural de naturaleza archivística. Todos estos clientes, independientemente del uso y finalidad que persigan, se enfrentan a los mismos retos consistentes en la simultánea necesidad de conocer: ¿cómo buscar e indagar?, ¿qué existe?, ¿qué novedades existen dentro de la masa de información fácilmente reconocibles?, ¿cómo guardar y recuperar de forma fácil la memoria de la propia investigación? Y, sobre todo, necesitan conocer cómo solventar de forma rápida y eficiente cualquier duda en cualquier momento. Por ello, las problemáticas del acceso y la accesibilidad deben estar relacionadas con uno de los objetivos fundamentales del profesional de los archivos, proporcionar información archivística de la mayor calidad posible, caracterizada por los conceptos de fiabilidad, seguridad, integridad, accesibilidad y estabilidad posibles (Sánchez Mairena, 2011).


Desde muy pronto, la experiencia de trabajo en PARES ha inspirado también a los propios archiveros a contextualizar el trabajo de sus centros en el ámbito del trabajo de la organización de los Archivos Estatales y con su marco de referencia en nuestra plataforma. En el IV Congreso de la Lengua española, la directora del Archivo General de Indias valoró en la perspectiva de las fases de informatización de los Archivos Estatales la relevancia internacional conseguida por ese archivo a partir de la difusión digital de los documentos en Internet (Simó, 2007). Y recientemente se ha tratado sobre la representación de la información de un archivo en PARES en función del modelo de los cuadros de clasificación como reflejo de una de las preferencias tradicionales de la investigación especializada (Álvarez y Coca, 2011). PARES es valorado como recurso de información científica en Internet, catalogado como una “referencia útil” (Gutiérrez y Molero, 2011), convirtiéndose ya en un hito en diferentes publicaciones de referencias científicas (Pons, 2008). No obstante, la naturaleza archivística del Portal de Archivos Españoles a veces no es tenida en cuenta por los propios profesionales de la información documental, en el momento en que se alude a PARES como un recurso más dentro del concepto de biblioteca digital (Méndez, 2009, pp. 40-41), a pesar de que desde el punto de vista de la epistemología científica esto puede suponer una grave distorsión metodológica y conceptual; que desafortunadamente se expande, cuando observamos que en importantes recursos de información cultural como el directorio de la Biblioteca Nacional de España (www.bne.es), nuestro portal forma parte a su vez del directorio de “Colecciones digitales españolas”, antes que del de “Recursos digitales”, diluyéndose impropiamente la naturaleza archivística frente al concepto de colección, ajeno al Principio de Procedencia como eje fundamental de la metodología archivística22. Es corriente comprobar cómo en los servicios bibliotecarios existen colecciones de manuscritos que en gran medida son de naturaleza y procedencia archivística, pero el tratamiento documental proporcionado no es plenamente archivístico, con el riesgo de pérdida del vínculo y del contexto archivísticos en los sistemas de información y referencias que se generen. Esta línea prolifera debido al atractivo y las facilidades de las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC), donde un reciente “neo nominalismo” apuntala a la propia epistemología de las ciencias del documento, dado que las antiguas fuentes documentales ahora son consideradas como “fuentes digitales” bajo el único denominador común de su acceso en Internet (Benito y García, 2008). Y creemos que esta línea puede suponer un grave riesgo de desvirtuación del documento archivístico como uno de los productos de nuestra secular historia de la cultura escrita. El documento archivístico puede tener diferentes usos, funciones y representaciones, unos analógicos (el documento, el códice, el mapa, la fotografía, etc.) y otros equivalentes virtuales, como la representación de los primeros mediante la unión de un formulario normalizado estructurado al que se vinculan facsímiles digitales. Pero la representación y el uso electrónico del documento preexistente no tienen por qué crear nuevas entidades documentales de naturaleza digital, sino que en realidad vienen a representarlas mediante otro soporte u otra dimensión de preservación y gestión. Es decir, que el documento, independientemente de que nazca bajo un soporte tradicional o electrónico, adquiere su naturaleza documental en virtud de múltiples variables.


El Portal de Archivos Estatales (PARES) así como los sistemas de información precedentes se han nutrido de bases de datos descriptivas que se crean en las propias herramientas electrónicas o procedentes de migraciones de bases de datos externas. A estas bases de datos documentales en un momento posterior se vinculan los diferentes proyectos de reproducción digital de los documentos previamente descritos.


En el año 2006 la Subdirección General de los Archivos Estatales impulsó el Programa de Descripción Intensivo de los Archivos Estatales (PIDA), que entre esa fecha y 2010 ha producido una media de un millón de registros para su difusión en PARES. En un primer lugar, se destinó a informatizar instrumentos de descripción no integrados en las fases anteriores, así como a la migración de todas las bases de datos locales. En el año 2009, comenzó a plantear la problemática de la calidad de las descripciones que había que difundir en nuestro portal, conforme a los criterios de calidad y conformidad a las normas archivísticas, coincidiendo con la aparición del Modelo Conceptual del Sistema Archivístico Español, elaborado por la CNEDA (Comisión Española de Normas de Descripción Archivística), y el impulso de la primera norma para la elaboración de Puntos de Acceso de los Archivos Estatales.


En 2008, a la vista de los resultados conseguidos en el Portal de Archivos Españoles, la entonces Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas diseñó el Plan de Digitalización y Consulta en red de los Archivos Estatales, aprobado en Consejo de Ministros del 16 de junio de ese año. El plan se marcaba como ejes de intervención la normalización, la preservación, la difusión y la creación de infraestructuras adecuadas. Para ello, se estructuraba en nueve líneas de actuación, parte de ellas directamente relacionadas con PARES:


1. Programa General de Digitalización, para vincular a las bases de datos descriptivas previamente elaboradas.


2. Programa Intensivo de Descripción, para sustentar la línea anterior.


3. Potenciar el Portal de Archivos Españoles (PARES) como tecnología archivística.


4. Ampliación del Programa de Ayudas a Proyectos Archivísticos de instituciones privadas sin ánimo de lucro.


Estos programas se unen a los proyectos propios de cada centro en su propia dinámica de trabajo. Entre mayo de 2007 y diciembre de 2012, el Portal de Archivos Españoles ha experimentado un aumento de los contenidos archivísticos que gestiona y difunde, que se muestran perfectamente en la siguiente tabla y gráfico de indicadores generales:


Dentro del Portal de Archivos Españoles se difunden diferentes micrositios de naturaleza archivística. Una parte de ellos fueron iniciados en etapas anteriores y otros han sido creados en PARES. Sus datos pueden proceder de fuera del sistema de información de PARES y en otros casos desarrollarse a partir del mismo (Sánchez, 2008, pp. 128-129). 


El monográfico sobre la Guerra de la Independencia española (1808-1812) ha sido desarrollado por el Archivo Histórico Nacional como una exposición virtual que se nutre de documentos conforme van siendo descritos y publicados en PARES a partir de sus series y fondos de procedencia en ese archivo. La clave consiste en utilizar un punto de acceso de materias común a todos los registros que pasan automáticamente a difundirse, además de en PARES, en este micrositio especializado, donde la base de datos archivística interopera con otros recursos de información. Este espacio se ha convertido en una verdadera unidad documental sobre el tema, utilizando los facsímiles de los documentos protagonistas de los acontecimientos.


El Portal de Víctimas de la Guerra Civil integra descripciones analíticas de personas que aparecen en documentos preservados en archivos de titularidad estatal, tanto de gestión directa por el Ministerio de Cultura, como transferida, caso del Archivo Histórico Provincial de Aragón. En este micrositio destaca el recurso al video para orientar a los ciudadanos en la forma de navegar y obtener copias y certificaciones de los documentos localizados para el ejercicio de derechos civiles o para la investigación. Este vídeo se localiza también en el Canal Cultura dentro de YouTube.


El Portal de Movimientos Migratorios Iberoamericanos es un espacio colaborativo sobre este tema entre archivos españoles e iberoamericanos con documentación relativa a los procesos migratorios. Su principal característica es la incorporación del multilingüismo en la navegación extendido a las lenguas cooficiales de España y al inglés, además de aplicarse ya la normalización de los Puntos de Acceso de personas y geográficos en el motor de búsqueda.


Estos monográficos son espacios donde se pueden adaptar diferentes tecnologías web, caso del Archivo General de la Administración con las Danzas de España, que incluye documentos audiovisuales digitales, o el Catálogo Monumental de España en Google Earth, donde se aplica la metodología de la geo-referenciación.


En estos momentos, se está desarrollando el próximo Portal de Archivos Privados, un espacio donde se difundirán también de forma integrada las bases de datos producidas en el programa de ayudas económicas a proyectos archivísticos sin ánimo de lucro de la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas a instituciones privadas. 


Los monográficos consultables actualmente en PARES son los siguientes23:


En el Report on archives (Report, 2005, pp. 81-107) se planteaba la preparación de un Portal en Internet de archivos y documentos que a partir de 2007 se denominó APENet [www.apenet.eu] que desde 2013 ha pasado a denominarse APEx [http://www.apex-project.eu/]. El Portal estará hospedado en la infraestructura de uno de los Archivos estatales o nacionales de un país miembro de la UE, en colaboración con el resto de los servicios archivísticos de los otros estados miembros e instituciones europeas. Esto significa que los archivos a escala europea tendrán su propia visibilidad social unificada, independientemente de que el portal europeo será el proveedor de contenidos culturales archivísticos a EUROPEANA [www.europeana.org], el “mega” portal cultural. Con el tiempo, el portal de archivos irá integrando todas las iniciativas archivísticas locales, privadas o regionales que en estos momentos estén contribuyendo a diferentes recolectores, caso de España respecto a HISPANA [http://hispana.mcu.es], que es el directorio y recolector de recursos digitales del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte de España, y donde a través de los recolectores bibliotecarios están contribuyendo determinados archivos municipales, fundamentalmente. Este recolector integra en estos momentos 2,5 millones de objetos digitales procedentes de 131 repositorios locales distintos.


El Portal de Archivos Españoles a finales de 2010 integra, como hemos dicho, unos 5 millones de registros descriptivos en formato ISAD (G) que tienen vinculadas unos 23,4 millones de imágenes digitales. El portal español tiene previsto ser uno de los principales proveedores de contenidos cuando se inaugure APEx, junto con Alemania y Finlandia. En este sentido, la interoperabilidad con los grandes proyectos de difusión europeos ha incidido en la necesidad de evolucionar PARES desde un sistema de archivos anclado en el estilo de la web 1.0 hacia el sistema de Archivos Abiertos. Para ello, en 2010 se ha iniciado la transformación, según la filosofía de la Open Archives Initiative – Protocole for Metadata Harvesting [http://www.openarchives.org], de la plataforma en PARES-OAI. Para ello, la arquitectura basada en la ecuación de información centralizada y gestión distribuida ha sido un paso estratégico. La centralización de la infraestructura tecnológica simultáneamente a la gestión diferenciada en cada archivo se ha realizado integrando a su vez tres procesos simultáneos: 1) Las herramientas de PARES están optimizadas para usos archivísticos y para fines de consulta e investigación; 2) La normalización en la creación y gestión de la información conforme a las Normas vigentes; 3) La especialización de las aplicaciones, permitiendo la gestión diferenciada tanto de los servicios archivísticos como de los diferentes fondos documentales en virtud de perfiles y capacidades diferenciadas. La clave está en la integración normalizada de la información, que es un elemento de coordinación que permite los procesos de contribución de contenidos archivísticos a APEx y otros repositorios OAI posibles. La adaptación de PARES a las distintas normas archivísticas (Puntos de Acceso, familia de normas del ICA/CIA) mediante un sistema integrado es lo que posibilita la implantación del trabajo normalizado al mismo tiempo que permite la contribución de contenidos a los grandes repositorios internacionales.


PARES se desarrolló inicialmente en la línea de la incorporación de los estándares del Consejo Internacional de Archivos. Para la descripción de los documentos se utiliza la norma ISAD (G), con una evolución de los campos principales según el modelo de descripción de los Archivos Estatales elaborado entre 1995 y 2002, que se incorporó en primer lugar a AER. Este modelo de datos estaba enriquecido con determinados metadatos técnicos para la descripción de materiales especiales como cartografía y fotografía, según las experiencias descriptivas llevadas a cabo en los Archivos Estatales (Sánchez, 2008). Además, conforme la práctica de trabajo lo ha propiciado, se han elaborado diferentes metadatos de auditoría, difusión, descripción y control. No obstante, estas iniciativas se han llevado a cabo para dar operatividad al trabajo de descripción, dado que hasta la fecha no contamos con un modelo de normas nacionales de descripción definitivo. De hecho, la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA) no comenzó a funcionar como Comisión Ministerial hasta el año 200724, y en estos momentos se ha publicado el modelo conceptual del sistema de información archivística, mientras que está pendiente aún el modelo formal. A partir del modelo conceptual, PARES debe ser el espacio en el que realizar determinadas adaptaciones en la lógica de relaciones entre los niveles de descripción superando los corsés del esquema rígidamente jerarquizado de niveles descriptivos de la tradición archivística española, influida por una enorme carga administrativista y de tradiciones en las que se fundían las lógicas de la unidad archivística (el documento) con la de la unidad de conservación (la caja, el legajo, la carpeta), así como de otras dinámicas de naturaleza clasificatoria del conocimiento para agrupar e identificar los diferentes fondos y colecciones. Respecto a la arquitectura relacional, el diseño originario de PARES, basado en una arquitectura de bases de datos relacionales, se adapta al esquema conceptual de CNEDA, permitiendo básicamente la evolución del sistema de información para agregar diferentes estándares o estructuras de metadatos cuyas relaciones enriquecen al documento según las nuevas propuestas descriptivas (Delgado, 2007).


En 2009 se comenzó la incorporación de un módulo de elaboración y gestión de Autoridades según la norma ISAAR – CPF, estando previsto en el organigrama de la Subdirección General de Archivos que la supervisión y normalización final de este ámbito de trabajo esté a cargo del Centro de Información Documental de Archivos [CIDA]. La descripción de las instituciones productoras de Archivos según la nueva norma ISDIAH la debe proporcionar el Censo – Guía de Archivos de España e Iberoamérica.


Para proveer de contenidos desde PARES a APEx se han comenzado a incorporar las pasarelas [crosswalk] que permitan el flujo de metadatos con información archivística según el lenguaje de marcado. En un primer momento, se ha elaborado una pasarela entre ISAD (G) de PARES y XML-EAD, en un segundo momento se han hecho las mismas pruebas de carga entre ISAD (G) de PARES con el XML-EAD elaborado específicamente por APEx, todo esto en cuanto a los contenidos archivísticos, es decir, las entidades documentales físicas (documentos) y las entidades documentales intelectuales (unidades de fondo, colección y serie). La interoperabilidad de los Productores y de las Instituciones archivísticas se hará con sendas pasarelas entre ISAAR-CPF de PARES con XML-EAC-CPF y mediante la pasarela de ISDIAH del Censo-Guía con XML-EAG, respectivamente. Una vez asentados estos estándares y maduradas las estrategias de trabajo en los archivos, se procederá a la incorporación de las normas sobre Funciones (ISDF), ámbito en el que aún no está consensuado el nuevo estándar o formato de intercambio (Fox, 2008).


Como podemos observar, la arquitectura de estos flujos consistirá en una exportación de XML basados en EAD y sus formatos complementarios a partir de la “Familia de normas del CIA” (ISAD, ISAAR, ISDIAH) desde PARES – Censo-Guía hacia el repositorio OAI del Ministerio de Cultura [OAI-MCU], que actúa como proveedor de servicios (Barrueco y Subirats, 2003, pp. 96-106; Peset y Ferrer, 2008). A partir de esta tecnología se proveerá de contenidos archivísticos directamente a APEx mediante el formato Dublín Core. A su vez, el portal de archivos europeo proveerá contenidos archivísticos a EUROPEANA utilizando el formato Dublín Core avanzado [ESE: Europeana Semantic Elements]. Además de estos flujos de información, los Archivos Estatales pueden proveer también información archivística a través de HISPANA [http://roai.mcu.es/es/inicio/inicio.cmd] en aquellos casos de documentos que puedan ser susceptibles de analizarse simultáneamente en formatos archivísticos como ISAD (G) o bibliotecarios como ISBN, MARC. Esto se está realizando con documentos con formatos especiales como, por ejemplo, la rica colección de Mapas, Planos y Dibujos del Archivo General de Simancas (Simancas, Valladolid), que se ha integrado primero en el Catálogo colectivo de la Red de Bibliotecas de los Archivos Estatales del CIDA; y en otro momento se incorporará la importante colección de Prensa Histórica del Centro Documental de la Memoria Histórica (Salamanca). Una vez finalizado este proceso de adaptación de PARES en un repositorio OAI, se deberá elaborar un protocolo de flujos de información y cooperación con otros sistemas de información archivísticos de España para propiciar su integración en APENet / EUROPEANA a partir de la infraestructura OAI archivística del Ministerio de Cultura. En este sentido, en 2006 comenzó una nueva línea de fomento de las ayudas a proyectos archivísticos sin ánimo de lucro de instituciones privadas de nuestro país. Las instituciones beneficiarias se comprometían a trabajar normalizadamente según el estándar archivístico de ISAD (G) para propiciar la migración de una copia de los datos en PARES-OAI. Para ello, dentro del Portal de Archivos Españoles se está elaborando un micrositio específico para estos Archivos Privados, y a partir de aquí cualquier institución que provea datos archivísticos de sus fondos tendrá una posibilidad de estar presente en APEx, aumentando su visibilidad social, además de la ya proporcionada por el Censo-Guía y por PARES. El mantenimiento y la gestión de estas plataformas archivísticas abiertas se hacen por parte del Ministerio de Cultura, buscando siempre la aportación constante de contenidos culturales de calidad en el entorno de Internet.


Los metadatos interoperables serán definidos por APEx, suponiéndose que serán todos o parte de los campos obligatorios de ISAD (G): Archivo, Título, Signatura, Nivel descriptivo, Soporte y Volumen, y Registro de autoridad, a los que se unirán hipervínculos a la unidad descriptiva completa en el sistema de información de origen, en nuestro caso PARES, a los objetos digitales y a cualquier elemento vinculado que se estime.


Una vez estabilizada la nueva plataforma PARES-OAI, el siguiente paso será la creación de la fase de recolector de contenidos archivísticos proporcionados por otros sistemas y redes archivísticas. Ante ello, PARES-OAI se aviene como un excelente ámbito para la creación de marcos de cooperación archivística mediante el establecimiento de protocolos de trabajo, al mismo tiempo que potencia de cara al exterior la normalización archivística.


Los retos que se plantean a PARES son un reflejo de los que tiene la profesión archivística. Desde el punto de vista de la “alfabetización informacional”, o grado de eficiencia en el uso de los buscadores archivísticos, existe una amplia mediatización, tanto tecnológica como en formación archivística, a la que se enfrenta la comunidad de usuarios, compuesta tanto por investigadores académicos, como por ciudadanos que buscan antecedentes o información para su formación. Los investigadores profesionales o aficionados acaban enfrentándose a los mismos retos: cómo buscar, qué información está disponible, qué novedades hay en el conjunto de la masa de información, cómo guardar y gestionar la “memoria personalizada” de las búsquedas y cómo solventar las dudas (Sánchez, 2011).


En estos momentos se está preparando el diseño de la Plataforma para adaptarse a las soluciones que debe aportar la web semántica y la adaptación a la filosofía de la web 2.0. La búsqueda de métodos para que el cliente de las herramientas archivísticas trabaje y navegue con facilidad necesitará a su vez de un buen nivel de calidad y parametrización de la información descriptiva de los documentos, es decir, de un buen análisis documental, por el cual las entidades documentales archivísticas primen sobre las tradicionales entidades de preservación, como la caja, el legajo o la carpeta. 


Por otro lado, la incorporación del concepto de bidireccionalidad de la información, mediante la participación activa del cliente en las plataformas archivísticas web como PARES consistiría básicamente en la adopción de herramientas colaborativas tipo wiki; y el proporcionar información disponible en redes sociales para que los usuarios conozcan las novedades y poder usar los contenidos archivísticos difundidos. Todo ello implica la transformación gradual en diseño y en arquitectura del Portal de Archivos Españoles hasta convertirse en un verdadero canal de comunicación, siempre dentro de los protocolos de accesibilidad y difusión de la web del Ministerio de Cultura.


Junto a esta evolución que imponen los rápidos avances tecnológicos, aplicada al mundo de la comunicación y la difusión en Internet, surgen nuevos retos. El acceso on line ha ayudado en la última década a acercar los archivos a la ciudadanía, al mismo tiempo que se rompían las tradicionales barreras en el acceso presencial (Sánchez, 2008). Pero surgen dos nuevos y complejos retos: por un lado, la obsolescencia de los facsímiles digitales de los documentos analógicos, por lo que las nuevas generaciones de alfabetizados digitales en el día de mañana probablemente no puedan leer los viejos documentos manuscritos en cualquiera de los sistemas escriturarios; por otro lado, asumir irreflexivamente la moda de aplicar la filosofía web 2.0 puede plantear problemas de largo alcance que es necesario que las organizaciones públicas valoren detenidamente. 


El nuevo concepto de referencias virtuales las veinticuatro horas del día solo puede ser mantenido con una plantilla permanente y numerosa de profesionales. Y la vasta red de herramientas y de recursos colaborativos en Internet necesita también de una constante plantilla de profesionales que lean, revisen y controlen la pertinencia de los comentarios. Como alguien ha expuesto ya, las redes sociales sin control de la pertinencia de la información intercambiada, que no implica ningún planteamiento censor, necesitan de una vigilancia constante debido a la posibilidad de difusión de contenidos basura e ilegales que las redes sociales vinculadas a instituciones y servicios públicos no pueden dejar de controlar para la eficiente consecución de sus fines.


Finalmente, no queremos acabar sin recordar el valor del personal técnico de los archivos, pues garantizar tanto su presencia suficiente como su formación y reciclaje es fundamental y estratégico en cualquier proceso de perfeccionamiento e incorporación de las nuevas tecnologías. Hay que cuidar el reciclaje tecnológico de las plantillas, así como potenciar y garantizar la transmisión del conocimiento técnico y experto en los fondos documentales del pasado, puesto que en un futuro no podemos permitirnos que una tecnocracia perfeccionada en las últimas generaciones tecnológicas aplicadas a los archivos olvide los conocimientos necesarios para resolver problemas técnicos, jurídicos o administrativos que necesiten de un profundo conocimiento en los documentos, independientemente de sus formatos y caracteres internos.